Privacyverklaring MinderWerk

Versie: 1.0
Laatst bijgewerkt: 11 juni 2026

1. Inleiding

MinderWerk hecht veel belang aan privacy, transparantie en zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens.

Via MinderWerk helpen wij zelfstandigen, vakmannen en kleine ondernemingen om aanvragen, afspraken, klantenopvolging, facturen, werfplanning en communicatie overzichtelijker te beheren via digitale tools en automatiseringen.

Bij het gebruik van onze website, onboardingpagina, contactformulieren, WhatsApp-communicatie, dashboards en gekoppelde systemen kunnen persoonsgegevens worden verwerkt.

In deze privacyverklaring leggen wij uit:

welke persoonsgegevens wij verzamelen;
waarom wij deze gegevens verwerken;
hoe wij met deze gegevens omgaan;
welke externe tools wij gebruiken;
hoe lang wij gegevens bewaren;
welke rechten u heeft;
hoe u contact met ons kunt opnemen.

Deze privacyverklaring geldt voor bezoekers van onze website, geïnteresseerde ondernemers, klanten van MinderWerk en personen die rechtstreeks met MinderWerk communiceren.

Voor persoonsgegevens die MinderWerk verwerkt in opdracht van een klant, bijvoorbeeld gegevens van klanten van een vakman, geldt aanvullend de verwerkersovereenkomst tussen MinderWerk en die klant.

2. Wie is verantwoordelijk voor deze privacyverklaring?

Deze privacyverklaring heeft betrekking op de verwerking van persoonsgegevens door MinderWerk.

Naam: MinderWerk
Website: www.minderwerk.be
E-mailadres: info@minderwerk.be
Ondernemingsnummer: BE 1038.479.327
Adres: Mastellestraat 55, 3020 Herent

Voor vragen over privacy kunt u contact opnemen via:

[e-mailadres invullen]

3. Wanneer is MinderWerk verwerkingsverantwoordelijke?

MinderWerk is verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die wij zelf verzamelen en gebruiken voor onze eigen werking.

Dat is bijvoorbeeld het geval wanneer:

u onze website bezoekt;
u contact met ons opneemt;
u informatie aanvraagt;
u klant wordt bij MinderWerk;
u onze onboarding invult;
wij u factureren;
wij support verlenen;
wij commerciële of administratieve communicatie met u voeren;
wij onze eigen administratie bijhouden.

Voor deze verwerkingen bepaalt MinderWerk zelf waarom en hoe de gegevens worden verwerkt.

4. Wanneer is MinderWerk verwerker?

MinderWerk kan ook persoonsgegevens verwerken in opdracht van haar klanten.

Dat is bijvoorbeeld het geval wanneer een vakman MinderWerk gebruikt om gegevens van zijn eigen klanten te verwerken, zoals:

namen van klanten;
telefoonnummers;
e-mailadressen;
adressen;
aanvragen;
afspraakgegevens;
berichten;
foto’s;
documenten;
werfinformatie;
factuur- of opvolginformatie.

In dat geval is de vakman of onderneming meestal de verwerkingsverantwoordelijke, en treedt MinderWerk op als verwerker.

Voor deze situatie geldt een aparte verwerkersovereenkomst. Die overeenkomst regelt hoe MinderWerk persoonsgegevens verwerkt namens de klant.

5. Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

MinderWerk kan verschillende soorten persoonsgegevens verwerken, afhankelijk van uw relatie met ons.

5.1 Gegevens van websitebezoekers

Wanneer u onze website bezoekt, kunnen wij onder meer de volgende gegevens verwerken:

IP-adres;
browserinformatie;
apparaatinformatie;
bezochte pagina’s;
klikgedrag;
datum en tijdstip van bezoek;
technische gegevens over het gebruik van de website;
cookiegegevens, indien van toepassing.

Deze gegevens worden gebruikt om de website goed te laten werken, te beveiligen en eventueel te verbeteren.

5.2 Gegevens van geïnteresseerde ondernemers

Wanneer u contact met ons opneemt of interesse toont in MinderWerk, kunnen wij onder meer de volgende gegevens verwerken:

naam;
bedrijfsnaam;
e-mailadres;
telefoonnummer;
functie;
sector;
berichtinhoud;
communicatiegeschiedenis;
interesse in bepaalde functies of modules;
eventuele informatie die u zelf aan ons bezorgt.

Deze gegevens gebruiken wij om uw vraag te beantwoorden, u informatie te geven en eventueel een samenwerking op te starten.

5.3 Gegevens van klanten van MinderWerk

Wanneer u klant wordt bij MinderWerk, kunnen wij onder meer de volgende gegevens verwerken:

naam van de zaakvoerder of contactpersoon;
bedrijfsnaam;
ondernemingsnummer;
btw-nummer;
facturatieadres;
e-mailadres;
telefoonnummer;
bedrijfsadres;
werkgebied;
gewenste modules;
onboardinggegevens;
akkoord met algemene voorwaarden;
akkoord met privacyverklaring;
akkoord met verwerkersovereenkomst;
datum en tijdstip van akkoord;
versie van de aanvaarde documenten;
communicatiegeschiedenis;
supportvragen;
betalingsgegevens;
factuurgegevens;
technische configuratiegegevens;
toegangsgegevens of accountinformatie indien nodig voor de dienstverlening.

Deze gegevens zijn nodig om MinderWerk correct op te zetten, te leveren, te ondersteunen en te factureren.

5.4 Technische en operationele gegevens

Voor het leveren van onze dienst kunnen wij ook technische gegevens verwerken, zoals:

klantrecord-ID’s;
vakmancodes;
statusvelden;
automatiseringslogs;
foutmeldingen;
koppelingstatussen;
webhookgegevens;
dashboardinstellingen;
toegangsrechten;
systeemmeldingen;
datum en tijdstip van acties;
gegevens uit gekoppelde tools.

Deze gegevens helpen ons om MinderWerk correct te laten functioneren, problemen op te lossen en de dienst te onderhouden.

5.5 Gegevens van klanten van onze klanten

Wanneer een vakman MinderWerk gebruikt, kunnen er gegevens van zijn eigen klanten in het systeem terechtkomen.

Dit kan onder meer gaan om:

naam;
telefoonnummer;
e-mailadres;
adres;
aanvraagomschrijving;
foto’s;
documenten;
afspraakmomenten;
werfgegevens;
opmerkingen;
berichten;
factuur- of opvolginformatie.

Voor deze gegevens handelt MinderWerk meestal als verwerker in opdracht van de vakman. De vakman blijft verantwoordelijk voor de correcte verwerking van deze gegevens tegenover zijn eigen klanten.

6. Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?

MinderWerk verwerkt persoonsgegevens alleen wanneer daar een duidelijk doel voor is.

Wij kunnen persoonsgegevens gebruiken voor de volgende doeleinden:

6.1 Contact en communicatie

Wij gebruiken gegevens om:

uw vragen te beantwoorden;
informatie te bezorgen;
demo’s of uitleg te geven;
afspraken te maken;
communicatie via e-mail, telefoon, WhatsApp of andere kanalen te voeren;
opvolging te doen na interesse of contact.

6.2 Onboarding

Wij gebruiken gegevens om:

uw bedrijfsgegevens te registreren;
uw MinderWerk-omgeving klaar te zetten;
uw gewenste modules te activeren;
uw akkoord met documenten vast te leggen;
de juiste instellingen te configureren;
uw systeem technisch op te starten.

6.3 Uitvoering van de dienstverlening

Wij gebruiken gegevens om MinderWerk effectief te leveren.

Dit omvat onder meer:

dashboards beschikbaar maken;
automatiseringen laten werken;
aanvragen registreren;
afspraken verwerken;
klantcommunicatie structureren;
opvolging ondersteunen;
werfplanning tonen;
systemen koppelen;
technische werking controleren;
fouten onderzoeken en oplossen.

6.4 Facturatie en administratie

Wij gebruiken gegevens om:

facturen op te maken;
betalingen op te volgen;
boekhoudkundige verplichtingen na te leven;
klantendossiers te beheren;
bewijs van samenwerking en akkoord te bewaren.

6.5 Support en onderhoud

Wij gebruiken gegevens om:

supportvragen te behandelen;
technische problemen op te lossen;
instellingen te controleren;
fouten te analyseren;
systemen te verbeteren;
klanten correct te helpen.

6.6 Beveiliging

Wij kunnen gegevens gebruiken om:

misbruik te voorkomen;
toegang te controleren;
verdachte activiteit te onderzoeken;
systemen te beveiligen;
fouten of incidenten op te sporen;
onze dienstverlening betrouwbaar te houden.

6.7 Verbetering van MinderWerk

Wij kunnen gegevens gebruiken om:

onze website te verbeteren;
onze dienstverlening te optimaliseren;
veelvoorkomende problemen te herkennen;
functies duidelijker te maken;
processen eenvoudiger te maken;
de gebruikservaring te verbeteren.

Wanneer mogelijk gebruiken wij hiervoor geanonimiseerde of samengevoegde gegevens.

7. Rechtsgronden voor verwerking

MinderWerk verwerkt persoonsgegevens alleen wanneer daar een geldige reden voor bestaat.

Afhankelijk van de situatie verwerken wij gegevens op basis van:

7.1 Uitvoering van een overeenkomst

Veel gegevens zijn nodig om MinderWerk te kunnen leveren aan klanten.

Bijvoorbeeld:

onboardinggegevens;
bedrijfsgegevens;
technische configuratiegegevens;
supportinformatie;
facturatiegegevens.

Zonder deze gegevens kunnen wij de dienst niet correct leveren.

7.2 Wettelijke verplichting

Sommige gegevens moeten wij bewaren of verwerken omdat de wet dit verplicht.

Bijvoorbeeld:

facturen;
boekhoudkundige gegevens;
btw-gegevens;
betalingsgegevens;
administratieve bewijsstukken.

7.3 Gerechtvaardigd belang

Wij kunnen gegevens verwerken wanneer wij daar een gerechtvaardigd belang bij hebben, bijvoorbeeld voor:

beveiliging;
klantenbeheer;
support;
bewijs van communicatie;
verbetering van de dienst;
bescherming tegen misbruik;
opvolging van openstaande betalingen.

Wij houden hierbij rekening met de rechten en belangen van de betrokken personen.

7.4 Toestemming

In sommige gevallen vragen wij toestemming.

Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn voor:

bepaalde cookies;
marketingcommunicatie;
nieuwsbrieven;
bepaalde vormen van tracking;
optionele communicatie.

Wanneer verwerking gebaseerd is op toestemming, kunt u die toestemming later intrekken.

8. Externe tools en dienstverleners

MinderWerk gebruikt externe tools om haar dienstverlening mogelijk te maken.

Dit kan onder meer gaan om:

WhatsApp;
WhatsApp Business;
Meta;
ManyChat;
Make;
Airtable;
Softr;
Calendly;
Google-diensten;
e-mailproviders;
hostingproviders;
facturatie- of betaaltools;
supporttools;
analyse- of loggingtools;
andere softwareleveranciers.

Deze tools kunnen persoonsgegevens verwerken voor zover dat nodig is om de dienst te leveren.

MinderWerk kiest haar tools zorgvuldig, maar heeft niet altijd volledige controle over de werking, voorwaarden, infrastructuur of wijzigingen van externe platformen.

Wanneer externe dienstverleners persoonsgegevens verwerken namens MinderWerk, proberen wij passende afspraken te maken over vertrouwelijkheid, beveiliging en gegevensverwerking.

9. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige externe tools of softwareleveranciers kunnen gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte.

Wanneer dit gebeurt, proberen wij ervoor te zorgen dat er passende waarborgen zijn, zoals:

contractuele afspraken;
standaardcontractbepalingen;
beveiligingsmaatregelen;
keuze voor betrouwbare leveranciers;
beperking van onnodige gegevensverwerking.

Omdat sommige digitale platformen internationaal werken, kan verwerking buiten Europa niet altijd volledig worden uitgesloten.

10. Hoe lang bewaren wij gegevens?

MinderWerk bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze werden verzameld.

De bewaartermijn hangt af van het soort gegevens en de reden waarom wij ze bewaren.

10.1 Contactgegevens van geïnteresseerden

Gegevens van geïnteresseerde ondernemers bewaren wij zolang dit nodig is om de vraag of commerciële opvolging af te handelen.

Wanneer er geen samenwerking ontstaat, kunnen deze gegevens na verloop van tijd worden verwijderd of gearchiveerd.

10.2 Klantgegevens

Gegevens van klanten bewaren wij zolang de samenwerking loopt.

Na stopzetting kunnen bepaalde gegevens nog bewaard worden voor:

administratie;
facturatie;
boekhouding;
bewijs van akkoord;
juridische bescherming;
supporthistoriek;
beveiliging;
wettelijke verplichtingen.

10.3 Facturatiegegevens

Facturatie- en boekhoudgegevens worden bewaard volgens de wettelijke bewaartermijnen.

10.4 Technische logs

Technische logs, foutmeldingen en systeemgegevens worden bewaard zolang dit nodig is voor beveiliging, foutopvolging, support en bewijsvoering.

10.5 Gegevens van klanten van onze klanten

Gegevens die MinderWerk verwerkt in opdracht van een klant worden bewaard volgens de afspraken in de verwerkersovereenkomst en de instructies van de klant, tenzij wettelijke verplichtingen of technische beperkingen anders vereisen.

11. Beveiliging van persoonsgegevens

MinderWerk neemt redelijke technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen.

Deze maatregelen kunnen onder meer bestaan uit:

beperkte toegang tot systemen;
gebruik van wachtwoorden;
tweestapsverificatie waar mogelijk;
toegangsbeheer;
beveiligde softwareplatformen;
beperking van onnodige gegevensverwerking;
zorgvuldige configuratie;
controle van koppelingen;
gebruik van betrouwbare externe tools;
interne voorzichtigheid bij toegang tot klantgegevens.

Geen enkel digitaal systeem is volledig zonder risico. MinderWerk kan daarom niet garanderen dat onbevoegde toegang, datalekken, menselijke fouten, phishing, malware of technische incidenten volledig uitgesloten zijn.

Wij vragen klanten ook zelf zorgvuldig om te gaan met hun accounts, toestellen, wachtwoorden en toegangsrechten.

12. Datalekken en beveiligingsincidenten

Wanneer MinderWerk kennis krijgt van een beveiligingsincident of mogelijk datalek, zal MinderWerk dit onderzoeken en passende maatregelen nemen.

Indien het incident betrekking heeft op persoonsgegevens die MinderWerk verwerkt in opdracht van een klant, zal MinderWerk de klant informeren volgens de afspraken in de verwerkersovereenkomst.

Wanneer MinderWerk zelf verwerkingsverantwoordelijke is, beoordeelt MinderWerk of een melding aan de bevoegde toezichthoudende autoriteit of betrokken personen nodig is.

13. Uw rechten

U heeft als betrokkene verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens.

Afhankelijk van de situatie kunt u onder meer vragen om:

inzage in uw persoonsgegevens;
verbetering van onjuiste gegevens;
verwijdering van gegevens;
beperking van de verwerking;
overdracht van gegevens;
bezwaar tegen bepaalde verwerkingen;
intrekking van toestemming wanneer verwerking op toestemming gebaseerd is.

U kunt hiervoor contact opnemen via:

[e-mailadres invullen]

Wij kunnen vragen om uw identiteit te bevestigen voordat wij op uw verzoek ingaan.

Wanneer MinderWerk persoonsgegevens verwerkt in opdracht van een klant, kan het zijn dat wij uw verzoek moeten doorverwijzen naar die klant. In dat geval is de klant de verwerkingsverantwoordelijke.

14. Recht om klacht in te dienen

Wanneer u vindt dat MinderWerk niet correct omgaat met uw persoonsgegevens, vragen wij u om eerst contact met ons op te nemen.

Wij proberen dan samen een oplossing te vinden.

U heeft ook het recht om klacht in te dienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit.

Voor België is dat:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

15. Cookies

Onze website kan gebruikmaken van cookies of gelijkaardige technologieën.

Cookies kunnen nodig zijn om de website goed te laten werken, maar kunnen ook worden gebruikt voor analyse, voorkeuren of marketing.

Indien wij niet-noodzakelijke cookies gebruiken, vragen wij waar nodig toestemming.

Voor meer informatie verwijzen wij naar ons cookiebeleid:

www.minderwerk.be/cookiebeleid

Indien er nog geen apart cookiebeleid beschikbaar is, zal cookie-informatie op deze pagina of via de cookiebanner worden meegedeeld.

16. Nieuwsbrieven en commerciële communicatie

MinderWerk kan contactgegevens gebruiken om te communiceren over haar diensten, bijvoorbeeld wanneer u klant bent of interesse heeft getoond.

U ontvangt enkel nieuwsbrieven of commerciële berichten wanneer dit wettelijk toegestaan is of wanneer u hiervoor toestemming heeft gegeven.

U kunt zich uitschrijven of bezwaar maken tegen commerciële communicatie.

17. Minderjarigen

MinderWerk richt zich niet op minderjarigen.

Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van minderjarigen zonder toestemming van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Wanneer wij merken dat er toch gegevens van een minderjarige onterecht werden verzameld, kunnen wij deze verwijderen.

18. Links naar andere websites

Onze website of communicatie kan links bevatten naar externe websites of platformen.

MinderWerk is niet verantwoordelijk voor het privacybeleid, de inhoud of de werking van externe websites.

Wij raden aan om ook de privacyverklaringen van externe websites en tools te lezen.

19. Wijzigingen aan deze privacyverklaring

MinderWerk kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer dat nodig is.

Dit kan bijvoorbeeld bij:

wijziging van onze dienstverlening;
wijziging van gebruikte tools;
wijziging van wetgeving;
uitbreiding van functionaliteiten;
verbetering van transparantie;
wijziging van onze werkwijze.

De meest recente versie staat steeds op onze website.

Bij belangrijke wijzigingen kunnen wij klanten hiervan op de hoogte brengen via e-mail, dashboardmelding of een ander geschikt kanaal.

20. Contact

Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van persoonsgegevens kunt u contact opnemen met MinderWerk.

MinderWerk
Website: www.minderwerk.be
E-mail: info@minderwerk.be
Ondernemingsnummer: BE 1038.479.327
Adres: Mastellestraat 55, 3020 Herent

21. Slotbepaling

Deze privacyverklaring is bedoeld om duidelijk uit te leggen hoe MinderWerk met persoonsgegevens omgaat.

Wanneer u gebruikmaakt van onze website, contact met ons opneemt of klant wordt bij MinderWerk, bevestigt u dat u deze privacyverklaring heeft kunnen raadplegen.

Voor gegevens die MinderWerk verwerkt in opdracht van een klant, geldt aanvullend de verwerkersovereenkomst.